Una trasformazione rivoluzionaria per la NCAA

Quando la nuova leadership ha deciso di modernizzare il modo in cui la NCAA collaborava, l'organizzazione sapeva di aver bisogno di una soluzione per connettere i team e semplificare i processi complessi. All'epoca, i reparti all'interno della NCAA operavano più come entità separate che come un'unità coesa, e i progetti più grandi e interfunzionali si trovavano ad affrontare colli di bottiglia dovuti a strumenti disconnessi e processi incoerenti. 

Per supportare la transizione, i leader hanno sottolineato come Asana potesse collegare le attività giornaliere a obiettivi organizzativi più ampi, integrarsi perfettamente con gli strumenti esistenti e standardizzare i processi. Il team dei campionati è stato uno dei primi ad adottare Asana, dimostrandone il potenziale con la creazione di modelli per la gestione di 84 campionati attraverso varie attività e team. Il loro successo iniziale ha ispirato un'adozione più ampia in tutta la NCAA. Il team ha condiviso i suoi flussi di lavoro, e il suo successo, con tutta l'organizzazione, contribuendo a rendere Asana uno strumento fondamentale per la collaborazione.

Ora Asana funge da hub centrale per i team di tutta l'organizzazione, abbattendo i compartimenti stagni e consentendo una gestione senza intoppi dei progetti interdipartimentali. Questa trasformazione ha stabilito un nuovo standard per la collaborazione interfunzionale e ha fornito una solida base al team di comunicazione, che ha potuto aumentare il proprio impegno per la campagna olimpica 2024.

Quando sono entrato a far parte della NCAA, la collaborazione interfunzionale non funzionava, in particolare quando i diversi reparti dovevano condividere le competenze. I team non erano abituati a lavorare insieme, il che portava a significative lacune di coordinamento. L'implementazione di Asana ci ha aiutato a colmare queste lacune.

Brian Higgins, Senior Vice President of Business Performance, NCAA

Asana per la gestione delle campagne

Scalare la creazione di contenuti per le Olimpiadi di Parigi 2024

La campagna 2024 Olympians & Paralympians Made Her e, organizzata per i Giochi Olimpici di Parigi, ha segnato un nuovo livello di scalabilità per i team di comunicazione della NCAA. La leadership ha fissato un obiettivo ambizioso: triplicare la produzione di contenuti e il coinvolgimento del pubblico rispetto alle Olimpiadi di Tokyo 2020. La campagna di Parigi ha richiesto la collaborazione tra reparti, sedi e partner esterni, una sfida complicata da strumenti disconnessi e processi incoerenti.

Asana ha fornito la base per far collaborare questi team. Agendo come hub centrale della campagna, Asana ha standardizzato i flussi di lavoro e collegato i team in fusi orari diversi. La piattaforma è stata il tessuto connettivo della campagna, mantenendo tutti sulla stessa lunghezza d'onda e aiutando i team a collaborare per aumentare notevolmente la portata e l'impatto della campagna. 

I risultati sono stati notevoli: la NCAA ha ampliato la campagna di Parigi di 4 volte rispetto a quella di Tokyo, ha prodotto il 2.770% di contenuti in più e ha ottenuto un aumento del 1.440% delle impression del pubblico. Questo successo ha stabilito un nuovo standard per la collaborazione e l’innovazione, facendo guadagnare alla NCAA il premio Best in Class Work Innovation di Asana.

Per la campagna delle Olimpiadi di Parigi 2024, abbiamo dovuto aumentare il nostro impegno in modo esponenziale. Asana è stata il filo conduttore che ha integrato perfettamente team, flussi di lavoro e fusi orari.

Chris Dion, Direttore della comunicazione digitale, NCAA

I flussi di lavoro standardizzati aumentano la produzione di contenuti del 2.770%

• I responsabili della campagna monitorano migliaia di attività relative alla creazione di contenuti in un progetto condiviso, offrendo ai leader una visione globale di tutto il lavoro in corso.

• Utilizzando i moduli di ricezione, i team raccolgono le richieste di contenuti da parte degli stakeholder interni ed esterni in un unico posto. Tutte le informazioni necessarie vengono acquisite in anticipo per semplificare l'avvio. 

• I modelli di attività standardizzano il flusso di lavoro end-to-end per tutte le risorse della campagna, dai post sui social alle infografiche. Questo processo ripetibile riduce gli errori, accelera la produzione e garantisce una consegna coerente.

• Le sottoattività suddividono le fasi di produzione complesse tra più collaboratori, in modo che i ruoli, le tempistiche e i risultati finali siano sempre chiari.

• Le regole preimpostate automatizzano i passaggi manuali per far sì che il lavoro proceda senza intoppi tra i team globali. 

Per i Giochi di Tokyo, abbiamo creato 12 articoli di approfondimento. Per i Giochi di Parigi, ne abbiamo creati 117. Ci siamo espansi molto, perché con Asana eravamo pronti.

Chris Dion, Direttore della comunicazione digitale, NCAA

La centralizzazione della gestione delle campagne migliora il coordinamento e la consegna 

• Asana funge da unica fonte di riferimento per tutte le attività di gestione delle campagne, riducendo la confusione e rendendo più facile individuare le dipendenze ed evitare i colli di bottiglia.

• I manager utilizzano le viste di progetto personalizzate per visualizzare il lavoro in corso e mettere in evidenza le informazioni più rilevanti in base alle loro esigenze specifiche.

• Le integrazioni di Slack e Outlook garantiscono comunicazione e notifiche tempestive su tutti gli strumenti esistenti, in modo che a nessuno sfugga nulla. 

• Le conversazioni in tempo reale e le azioni di follow-up vengono registrate nelle attività, riducendo il passaggio da un'app all'altra e documentando il contesto di cui i team hanno bisogno.

Con persone in fusi orari e paesi diversi, Asana è stata una svolta: il nostro team poteva accedere, vedere esattamente a che punto erano i progetti e sapere immediatamente quale fosse il prossimo passo da fare.

Jaelyn Arndt, Vicedirettrice della comunicazione, NCAA

La reportistica in tempo reale consente di prendere decisioni in modo più intelligente e veloce

• I responsabili delle campagne utilizzano i portfolio per avere una visibilità a colpo d'occhio su tutto il lavoro relativo alle campagne, il che li aiuta a monitorare rapidamente l'avanzamento, individuare le dipendenze e assegnare priorità al lavoro.

• Con visualizzazioni più accurate e in tempo reale dei dati di lavoro, la leadership prende decisioni informate e ottimizza l'assegnazione delle risorse durante tutta la campagna.

• I campi personalizzati globali standardizzano la raccolta delle metriche chiave per garantire coerenza e consentire un facile filtraggio e creazione di resoconti in tutti i progetti.

Asana ha offerto al nostro team direttivo visibilità in tempo reale su ogni aspetto della campagna. Per la prima volta, abbiamo potuto vedere come le attività quotidiane fossero collegate ai nostri obiettivi più ampi e individuare immediatamente dove le risorse erano più necessarie. Questa chiarezza ci ha permesso di prendere decisioni più rapide e basate sui dati.

Chris Dion, Direttore della comunicazione digitale, NCAA

Asana per la pianificazione di eventi

Struttura e visibilità per l'organizzazione dei campionati

Il team dei campionati della NCAA gestisce 84 dei 90 campionati della NCAA, coordinando ogni dettaglio, dalla scelta della sede e dei contratti con le strutture alla vendita dei biglietti, al marketing e alla logistica delle trasmissioni. 

Prima di Asana, il team si basava su raccoglitori fisici e strumenti digitali non collegati per gestire la pianificazione e l'esecuzione dei campionati, un processo che mancava di coerenza. Ora Asana funge da unica fonte di riferimento, collegando attività, scadenze e comunicazione in un unico posto, semplificando il coordinamento del lavoro e mantenendo la continuità aziendale. 

Con Asana, abbiamo semplificato il modo in cui gestiamo i campionati, centralizzando tutto il nostro lavoro su un’unica piattaforma. Questo ci consente di concentrarci sull'organizzazione di eventi eccezionali, mantenendo la continuità nel corso degli anni e tra i membri del team.

Anthony Holman, Vicepresidente di Championships & Alliances, NCAA

I flussi di lavoro standardizzati semplificano l'esecuzione dei campionati 

• Ogni campionato inizia con un modello di progetto strutturato, che garantisce la coerenza tra tutti gli 84 eventi. Questi modelli sono adattati ai quattro tipi principali di campionato: sport di squadra, sport individuali, sport al chiuso e sport all'aperto.

• Le attività essenziali, come il completamento delle visite in loco, il coordinamento con i media e la finalizzazione dei piani di segnaletica, sono predefinite in ogni modello, fornendo un framework affidabile e consentendo al contempo la flessibilità necessaria per le esigenze specifiche di ogni evento.

• Ogni progetto è collegato agli obiettivi organizzativi più ampi della NCAA, rendendo più semplice per i team vedere in che modo il loro lavoro contribuisce a obiettivi più ampi e a priorità a lungo termine.

• All'interno di ogni progetto, le attività vengono assegnate a membri specifici del team, in modo che sia chiaro chi è responsabile di cosa e che il lavoro proceda secondo i piani. 

• Le conversazioni relative a ciascuna attività si svolgono nella Sezione dei commenti dell'attività e tutti i file pertinenti vengono allegati direttamente all'attività, eliminando la comunicazione frammentata e la perdita di informazioni.  

• I campi personalizzati acquisiscono i dettagli chiave come le date di scadenza, il tipo di campionato e lo stato delle attività, fornendo dati strutturati che confluiscono nelle dashboard specifiche del progetto.

• Queste dashboard forniscono alla leadership approfondimenti in tempo reale sull'avanzamento del progetto, sui potenziali colli di bottiglia e sulla capacità di reperimento delle risorse, aiutandola ad apportare le modifiche necessarie. 

• All'inizio di una nuova stagione, i team duplicano i progetti dell'anno precedente, trasferendo attività, flussi di lavoro e incarichi per mantenere la continuità e consentire al contempo gli aggiornamenti necessari. 

La visibilità in tempo reale favorisce un processo decisionale informato

• Le Dashboard forniscono una panoramica dell'avanzamento del progetto, aiutando i team leader ad affrontare le sfide, a prendere decisioni informate sulle risorse e a mantenere i progetti nei tempi previsti. 

• Inoltre, i team manager possono visualizzare facilmente l'intero ambito del progetto, ad esempio il numero di collaboratori coinvolti e le attività in corso. Questa chiarezza li aiuta a creare un caso solido per richiedere personale o supporto aggiuntivo quando necessario.

La continuità aziendale garantisce il successo operativo a lungo termine

• Asana centralizza la conoscenza istituzionale, rendendo più facile per il nuovo personale inserirsi e riprendere senza problemi da dove i precedenti membri del team avevano interrotto.

• Con tutto il lavoro in un unico posto, i passaggi di consegne sono fluidi, garantendo che, indipendentemente da chi si unisce a un progetto o lo lascia, i team possano mandare avanti il lavoro senza interruzioni.

• Gli ordini del giorno delle riunioni della leadership e le revisioni aziendali sono gestiti su Asana, mantenendo tutti gli argomenti di discussione, le decisioni e i follow-up in un unico posto facilmente accessibile.

Asana per le Risorse umane e la Gestione del personale

Garantire chiarezza e collaborazione nelle Risorse umane

Il team delle Risorse umane della NCAA svolge un ruolo chiave nel supportare i dipendenti in tutta l’organizzazione, dall’assunzione e onboarding dei dipendenti alla gestione delle loro prestazioni e dei loro benefit. In passato, il reparto operava in silos, con ciascun membro del team che aveva una funzione specifica. Senza conoscenze condivise o collaborazione, il lavoro si bloccava quando qualcuno era assente dall'ufficio e gli altri reparti non avevano visibilità sui processi delle Risorse umane o sul proprio ruolo in essi.

Per affrontare queste sfide, il team delle Risorse umane ha adottato Asana per migliorare il coordinamento e la coerenza dei processi. Creando flussi di lavoro chiari e condivisi, Asana semplifica la collaborazione per il team delle Risorse umane, aiuta gli altri team a comprendere il loro ruolo nei processi delle Risorse umane e fa sì che il lavoro proceda senza ritardi.

La chiarezza sulle aspettative è stata una sfida in passato. È frustrante quando i risultati non soddisfano le aspettative, spesso perché non sono stati comunicati chiaramente. Asana aiuta a gestire l'elemento umano del lavoro eliminando le emozioni e rendendo le aspettative visibili e specifiche. Ciò rende più facile per i team concentrarsi su ciò che sta andando bene e festeggiare.

Kim Oren, Vicepresidente delle risorse umane, NCAA

Un'unica fonte di riferimento per il processo delle Risorse umane garantisce trasparenza e responsabilità  

• I progetti relativi alle risorse umane sono suddivisi in fasi e attività chiare, il che rende facile vedere chi è responsabile di cosa e quale lavoro viene dopo.

• La struttura aiuta i team di tutta l'azienda a comprendere il proprio ruolo nei processi delle Risorse umane, fornendo un punto di riferimento condiviso per le aspettative.

• Con tutto in un’unica piattaforma, è più facile vedere cosa sta andando bene e dove è necessaria attenzione, il che porta a una maggiore chiarezza e responsabilità.

I flussi di lavoro per la selezione talenti migliorano la visibilità delle assunzioni

• Un portfolio di reclutamento monitora le posizioni aperte, mostrando quante posizioni sono disponibili e a che punto si trovano nel processo di assunzione.

• Un modello di acquisizione dei talenti delinea ogni fase del processo di assunzione, garantendo l'allineamento tra Risorse umane, responsabili delle assunzioni e altri stakeholder.

• Con un processo più trasparente, l'organizzazione nel suo complesso comprende più chiaramente cosa comporta l'assunzione e come contribuiscono i diversi team.

L'onboarding strutturato garantisce un'esperienza fluida ai dipendenti

• Un modello di onboarding fornisce un processo strutturato dal momento in cui viene effettuata una nuova assunzione fino ai primi 90 giorni.

• Le attività sono suddivise in base alla cronologia (due settimane prima della data di inizio, primo giorno e traguardi a 30, 60 e 90 giorni), aiutando i manager e i neoassunti a rispettare la tabella di marcia.

• Le attività chiave dell’onboarding, come fornire un laptop, preparare le forniture, fare un giro dell’ufficio e presentare il nuovo dipendente, sono integrate nel flusso di lavoro e assegnate ai membri del team delle Risorse umane, ai responsabili delle assunzioni e al team del nuovo assunto, rendendo chiare le responsabilità.

Conclusione

Gettare le basi per un successo duraturo

Mentre la NCAA guarda alle future campagne e iniziative, compresi i Giochi Olimpici del 2028, si impegna a espandere l’uso di Asana in tutti i reparti. In futuro, l'organizzazione prevede di ampliare l'uso delle automazioni per migliorare i flussi di lavoro, sfruttare i resoconti di Asana per definire la strategia ed esplorare modi per integrare l'IA nei suoi progetti interfunzionali su larga scala.

Asana continuerà a svolgere un ruolo fondamentale nel garantire la continuità aziendale per la NCAA. Documentando i processi e creando modelli basati sui flussi di lavoro dell'organizzazione, la NCAA promuove la collaborazione e riduce la dipendenza da competenze isolate, garantendo che i team possano portare avanti il lavoro senza intoppi.

Posizionando Asana come hub centrale per il lavoro, una “città di Asana” in cui ogni reparto e progetto sono collegati, la NCAA sta costruendo un’organizzazione pronta per il futuro, pronta a dare potere agli studenti-atleti e a supportare i loro percorsi sia dentro che fuori dal campo.

Asana è diventata la nostra Home durante la campagna: tutto era lì. Ora, la stiamo trasformando in quella che chiamiamo la nostra "Asana City", con quartieri e case per ogni parte del nostro flusso di lavoro. È qui che tutto si collega.

Chris Dion, Direttore della comunicazione digitale, NCAA