Indeed risparmia 300.000 USD all'anno con un motore di Global Creative Operations basato sull'IA

Elementi in evidenza

Sfide

• Rigidità del sistema: un ambiente obsoleto e dipendente dagli sviluppatori rendeva impossibile ai team creativi ripetere i flussi di lavoro in tempo reale.

• Attrito amministrativo: la gestione di oltre 1.500 richieste in 28 lingue ha creato un enorme onere di smistamento manuale per i Senior Producer e gli analisti.

• Ritardo nella reportistica: la leadership non aveva visibilità in tempo reale sulla capacità globale e i Producer dedicavano 13 ore al mese a estrarre manualmente i dati per gli aggiornamenti di stato.

Soluzioni

• Rilevamento automatico dei progetti: AI Studio analizza i dati di ricezione non strutturati per redigere automaticamente project charter tecnici e documenti sui requisiti.

• Motore di smistamento intelligente: le regole intelligenti indirizzano automaticamente le richieste globali a 80 portfolio specifici e assegnano i codici di lavoro in base alla regione e al tipo di risorsa.

• Verifica autonoma del brand: gli AI Teammates di Asana fungono da content strategist globali, abbinando in pochi secondi le risorse localizzate alle linee guida del brand in 28 lingue.

I risultati

• 300.000 USD risparmiati in termini di tempo e capacità sbloccata nelle funzioni di globalizzazione e analisi.

• Oltre 1.400 ore di alto livello recuperate ogni anno automatizzando i project charter e il rilevamento.

• Riduzione del 42% della gestione manuale dei ticket per l'agenzia creativa globale.

• Tempo di consegna più rapido del 60% dalla richiesta iniziale al progetto attivo, eliminando la definizione manuale dell'ambito.

Asana ha cambiato radicalmente il modo in cui gestiamo le operazioni creative su larga scala. Per la prima volta, abbiamo visibilità in tempo reale su tutti i flussi di lavoro creativi, dalle singole campagne ai portfolio completi dei programmi. Questa trasparenza ci ha permesso di individuare gli schemi, risolvere tempestivamente i colli di bottiglia e prendere decisioni più rapide e informate.”

Vincitore: 2026 Global AI Innovation Partner Award

Questo premio riconosce Indeed per essere andata oltre la semplice automazione delle attività, passando a un modello di delega cognitiva. Utilizzando AI Studio per gestire le parti più impegnative dal punto di vista mentale della gestione dei progetti, ovvero la scoperta e la classificazione, Indeed ha creato un modello globale per la maturità dell'IA.

Caso d'uso 1: individuazione automatica dei progetti e definizione tecnica dell'ambito

Per i team di Analytics di Indeed, la fase di scoperta di un progetto era in precedenza un collo di bottiglia amministrativo che richiedeva un elevato coinvolgimento. Gli analisti senior trascorrevano ore a intervistare gli stakeholder e a redigere bozze di documenti prima che il lavoro effettivo potesse iniziare. Indeed ha risolto questo problema utilizzando AI Studio come primo punto di contatto, automatizzando il carico cognitivo dell'avvio del progetto.

• Ricezione basata sull'IA: quando uno stakeholder invia una richiesta di dati tramite i moduli di Asana, le regole analizzano istantaneamente il testo per estrarre le fonti di dati e i livelli di urgenza.

• Bozza automatica del project charter: man mano che il progetto passa alla fase di scoperta, AI Studio controlla la richiesta e crea un project charter e un documento dei requisiti tecnici nei commenti.

• Priorità predittiva: l'IA estrae il valore aziendale e la complessità tecnica durante la ricezione, consentendo al team di assegnare la priorità al backlog in base al ROI previsto.

• Passaggio del ruolo da autore a editor: i senior technical program manager ora iniziano con un ambito completo al 70% e un livello di impegno suggerito, spostando la loro attenzione sulla convalida strategica.

L'elemento più rivoluzionario è la fase di rilevamento automatizzata. In sostanza, abbiamo automatizzato il tempo di riflessione necessario per avviare un progetto. Questo ha ridotto i nostri tempi di consegna del 60% e consente ai nostri talenti senior di operare come editor strategici piuttosto che come raccoglitori di dati.”

Caso d'uso 2: allineamento autonomo del marchio con gli AI Teammates

Mantenere la coerenza del brand in oltre 60 paesi e 28 lingue è una sfida significativa per un team creativo globale. Indeed ha testato un AI Teammate Content Strategist che funge da revisore autonomo del marchio, garantendo che il contenuto localizzato sia in linea con gli standard globali senza cicli di revisione manuale.

• Revisione globale del marchio: l'AI Teammate di Asana funge da revisore del marchio sempre attivo, facendo corrispondere il contenuto localizzato alle linee guida globali in decine di lingue.

• Generazione istantanea di brief: il collega del team analizza le esigenze specifiche del mercato per generare brief creativi in pochi secondi, mantenendo la voce di Indeed a livello globale.

• Delega cognitiva: fornendo all'AI Teammate una profonda memoria istituzionale, Indeed è passata dall'allineamento manuale del brand al mercato a un sistema automatizzato di auditing strategico.

• Tempo recuperato per i Producer: questa supervisione autonoma consente ai responsabili creativi di concentrarsi sull'innovazione piuttosto che sul controllo delle traduzioni e della conformità delle risorse.

Configurare un AI Teammate non è tanto come programmare una regola, ma più come fare da coach a un collega del team. Grazie all'IA che genera bozze e verifica il contenuto all'istante, il nostro team ha spostato l'attenzione dall'inserimento dei dati alla verifica strategica, passando dalla gestione del lavoro alla progettazione dei risultati.”

Caso d'uso 3: il motore globale delle operazioni creative

La gestione di un'agenzia interna con oltre 70 persone in 60 paesi e 28 lingue ha generato notevoli oneri di coordinamento. Indeed ha sostituito il suo rigido sistema preesistente con un ecosistema Asana automatizzato e ora è il team che più adotta l'IA in azienda.

• Ricezione e classificazione dinamiche: un singolo modulo acquisisce i requisiti per 61 diversi codici di lavoro. Oltre 18 regole personalizzate indirizzano quindi il lavoro a uno degli 80 portfolio specifici in base alla regione e al tipo di risorsa.

• Reportistica automatizzata: i Producer utilizzano gli aggiornamenti di stato intelligenti per estrarre dati in tempo reale da campi personalizzati e traguardi, generando aggiornamenti per i dirigenti in pochi secondi anziché impiegare ore nella ricerca manuale dei dati.

• Memoria istituzionale istantanea: il team utilizza la chat IA di Asana per interrogare l'intero dominio e ottenere il contesto storico, trovando in pochi secondi le specifiche delle campagne globali passate.

• Gestione globale della localizzazione: il multihoming consente a una singola risorsa di essere inserita in un progetto di produzione globale e di apparire contemporaneamente nei portfolio regionali per la visibilità degli stakeholder.

Non abbiamo solo spostato il nostro lavoro su Asana; l’abbiamo usata per eliminare il lavoro superfluo. Sfruttando gli aggiornamenti di stato intelligenti per automatizzare la parte più dispendiosa in termini di tempo delle operazioni creative, il data mining, abbiamo risparmiato 13 ore al mese, che ora reinvestiamo nella strategia creativa.”

Conclusione

Prima di Asana, i team globali di Indeed dovevano affrontare un ostacolo alla crescita costituito da classificazione manuale e attriti amministrativi. Creando un sistema operativo basato sull'IA, l'azienda è riuscita a separare il proprio output organizzativo dal personale amministrativo. Questa architettura unificata garantisce che, man mano che Indeed estende la sua portata a oltre 60 paesi, i suoi team creativi e di analisi rimangano concentrati sulla strategia fondamentale della missione: aiutare le persone a trovare un lavoro migliore. Per Indeed, l'IA è il partner che gestisce il coordinamento in modo che le persone possano occuparsi della mission.