Asana hat die Zusammenarbeit im gesamten Montblanc-Hauptsitz grundlegend verbessert. Mit transparenten Workflows und einer klaren Aufgabenverteilung haben wir die Anzahl der Meetings reduziert, die Effizienz gesteigert und unsere Teams einfach näher zusammengebracht. Die Plattform ist ein Grundpfeiler unserer digitalen Transformation – ein unverzichtbares Tool für moderne, agile Unternehmen. Dieser Erfolg basiert auf einer starken Partnerschaft und persönlichen Beziehungen zu unseren Kolleg*innen bei Asana Europe.

Oliver Gebien, CIO/Director IT & Organisation, Montblanc

Maximale Transparenz bei allen IT-Projekten

Jedes Jahr arbeitet das 40-köpfige IT-Team von Montblanc an rund 120 Großprojekten, wie z. B. der Einführung einer neuen HR-Software, Projekten zur Datentransformation – und der Entwicklung des Montblanc-Limited-Edition-Portals.

Bisher wurden Projektpläne und -informationen nicht immer zentral verwaltet, sondern in SharePoint-Dateien gespeichert und per E-Mail verteilt. Manchmal wurden wichtige Informationen nur in Meetings ausgetauscht, was die Planung erschwerte.

Asana bietet jetzt den Überblick. Die Angestellten von Montblanc erhalten ein neues Maß an Transparenz, da das gesamte Projektportfolio und der Status jedes Projekts nun von jedem jederzeit eingesehen werden können und Arbeitsschritte leicht nachverfolgt werden können.

• Gemeinsam mit dem Managementteam wurden Projektformulare, Workflows und Prozesse definiert, Projektansichten und Boards erstellt und Asana nahtlos in Microsoft Teams, Outlook und SharePoint integriert. 

• Dank der Asana API entwickelte Montblanc eine Oberfläche zu seinem SAP-System, über die die Angestellten direkt von Asana aus auf die Budgetplanung und interne Aufträge in SAP zugreifen können.

Die SAP-Integration ist ein echter Gamechanger. Die Tatsache, dass das Team über die Asana-Oberfläche auf alle benötigten Informationen zugreifen kann, ohne vorher die Plattform wechseln zu müssen, erleichtert die tägliche Arbeit erheblich. So haben wir wirklich mit Asana begonnen.

Jenny Jockheck, Head of Digital Collaboration bei Montblanc

Optimierung der Prozesse in der Montblanc Academy

Die Montblanc Academy, die für die Schulung der Angestellten verantwortlich ist, interagiert kontinuierlich mit mehreren internen Abteilungen, darunter Vertrieb, Marketing und Personalwesen, sowie mit externen Partnern wie Schulungsleitern.

Vor der Einführung von Asana war es für das Academy-Team schwierig, den Überblick über Projekte, Aufgaben und den individuellen Fortschritt der Teilnehmer zu behalten.

• Asana veränderte grundlegend die Art und Weise, wie die Academy Projekte verwaltet, indem es bei der Koordination von Schulungen, der Sammlung von Feedback und der Optimierung der Projektverfolgung half und so einen reibungslosen Ablauf gewährleistete.

• Mit Asana kann das Academy-Team Schulungen besser koordinieren, Feedback von den Teilnehmern einholen und die Projektverfolgung optimieren, damit alles reibungslos abläuft.

• Asana ermöglicht eine umfassende Zusammenarbeit und hat sich als effizientes Projektmanagement-Tool bewährt. Selbst bei hoher Arbeitsbelastung ermöglicht es eine entspanntere Herangehensweise und hilft, die Aufgaben gleichmäßiger auf die Teammitglieder zu verteilen. Auch die Vertretung bei Urlaub und Krankheit ist einfacher zu organisieren.

Asana bietet einen genauen Überblick über den Projektfortschritt, sodass wir schnell erkennen können, welche Schritte zu Engpässen führen könnten, und proaktiv Maßnahmen ergreifen können, um Verzögerungen zu vermeiden.

Alexia Bourdon-Morvan, Montblanc Academy

Effizientes und transparentes Management von Marketingkampagnen

Das Marketing-Team von Montblanc benötigte einen dynamischen Inhaltskalender, um Kampagnen zu verwalten und effizient mit dem E-Commerce-Team und externen Agenturen zusammenzuarbeiten. Asana lieferte einen klaren Projektstrategieplan, optimierte Genehmigungsprozesse und verbesserte die Abstimmung bei der Inhaltsplanung, von Instagram-Posts bis hin zu CRM-Newslettern.

Bei Montblanc benötigte die Marketingabteilung einen detaillierten, funktionsübergreifenden und aktuellen Kommunikationskalender, um sowohl Kampagnen als auch Inhalte zu planen und zu verwalten. 

Die Bereitstellung von Asana ermöglicht es Montblanc, anstehende Projekte besser zu verwalten, und erleichtert die Abstimmung mit der E-Commerce-Abteilung sowie die Zusammenarbeit mit externen Agenturen. 

Die Projekte, die das Montblanc-Marketingteam auf der Asana-Plattform bearbeitet, reichen von der monatlichen Inhaltsplanung bis hin zur Bearbeitung, Anpassung oder Erstellung von Inhalten auf der Grundlage kreativer Vorgaben. Die Roadmap gibt einen klaren Überblick über alle Projekte und deren individuelle Anforderungen.

• Mit Asana können Marketingexperten alle notwendigen Projekt- und Arbeitsschritte sowie Aufgaben organisieren und so die Durchführung ihrer Kampagnen effizienter gestalten.

• Ein klarer Zeitplan ermöglicht eine präzise Koordination von Marketinginhalten über Instagram und CRM-Newsletter hinweg und fördert so das Wachstum der Zielgruppe.

• Neben der Planung bietet Asana auch einen Überblick über alle wichtigen Marketingaktivitäten, wie z. B. Werbung oder Pop-up-Stores, und hilft, deren Erfolg zu messen. 

Mit Asana kann ich den Projektfortschritt leicht verfolgen und mit allen an einem Ort zusammenarbeiten. Das Risiko eines Informationsverlusts ist eliminiert. Es dient als Zentrum für Kommunikation, den Austausch von Feedback, das Abrufen von Informationen und die Projektplanung.

Victoria Creatore Alj, Social-Media-Managerin

Rund 300 Montblanc-Angestellte nutzen bereits Asana, und das Unternehmen möchte den Zugang für alle erweitern, die davon profitieren können. Während immer neue Anwendungsfälle entstehen, hilft Asana, tägliche Aufgaben und Workflows zu optimieren. Teams tauschen regelmäßig ihre Erfahrungen aus und fördern so eine Kultur der Weiterentwicklung und laufenden Verbesserung, was die sich weiterentwickelnde Nutzung der Plattform vorantreibt.

Montblanc plant bereits konkret, Asana weiter in seine Abläufe zu integrieren. Die Verknüpfung von Asana mit dem SAP Project System (PS) wird beispielsweise die Arbeit des Produktentwicklungsteams an neuen Schreibgeräten verbessern.

Darüber hinaus soll Asana in der Ausbildungsabteilung bei der Verwaltung der Ausbildungspläne der 20 Auszubildenden von Montblanc helfen und die Kommunikation mit verschiedenen Abteilungen erleichtern. Eine interaktive Asana-App ermöglicht es den Auszubildenden, ihre Aufgaben in verschiedenen Produktionsbereichen nachzuverfolgen, was eine reibungslosere und strukturiertere Lernerfahrung gewährleistet.

Während Montblanc weiterhin traditionelle Handwerkskunst mit moderner Technologie verbindet, bleibt Asana ein wichtiger Faktor für die digitale Kollaborationsstrategie des Unternehmens und hilft Teams im gesamten Unternehmen, effektiver zusammenzuarbeiten.