Agilize o processo de recebimento

Para lidar com solicitações urgentes, defina um processo claro para encaminhá-las no seu processo de recebimento. Decida o que é considerado urgente, quem pode aprovar alterações de prioridade e como o trabalho atual pode precisar ser reajustado. Isso mantém os projetos urgentes em evidência e ajuda a evitar interrupções no trabalho planejado sem a devida análise.

Monitore métricas como o número de solicitações, o número de solicitações aprovadas, o tempo de revisão e o tempo para concluir os projetos. Além disso, monitore o volume de trabalho e o tamanho do backlog para identificar gargalos. Esses números ajudam a aprimorar o seu processo e a manter o trabalho fluindo sem problemas.

Um processo de recebimento de projetos eficaz não consiste apenas em monitorar as solicitações, mas também requer um acompanhamento. A Asana centraliza todo o seu fluxo de trabalho numa única plataforma, onde você pode monitorar as solicitações e, em seguida, priorizar e atribuir as ações a realizar no mesmo lugar. Isso significa que nenhum trabalho é deixado para trás e as equipes têm total visibilidade do processo de solicitação do início ao fim.

Procure um software que permita coletar, priorizar e dar continuidade aos pedidos de trabalho num só lugar. Uma boa ferramenta de recebimento de projetos inclui Automatizações que eliminam o trabalho manual. Também deve oferecer aos líderes e à equipe visibilidade total do status e progresso do trabalho, para que possam ajustar os recursos conforme necessário.  A melhor forma de saber se uma ferramenta de recebimento de projetos é ideal para você é testando-a. Com tal facilidade, qualquer um pode experimentar a Asana gratuitamente. Experimente a Asana agora mesmo.

As solicitações de projeto podem ser padronizadas por meio de formulários (incluindo etiquetas geradas por IA) para coletar informações estruturadas, vincular respostas a campos personalizados e acionar automatizações.

Sim, o recebimento de trabalhos pode ser padronizado em todas as equipes por meio da criação de coleções/modelos de recebimento para aplicar formulários, campos personalizados e regras em toda a organização.

Sim, as solicitações podem ser encaminhadas para diferentes equipes usando regras desencadeadas por valores de campos personalizados para atribuir ou mover tarefas/projetos com base nas informações inseridas no formulário.

O backlog de recebimento pode ser gerenciado usando a visualização em quadro com campos personalizados, seções para status e regras para atribuir, etiquetar e mover solicitações automaticamente.

Sim, os envios de recebimento podem ser priorizados automaticamente usando campos personalizados suspensos + regras ou campos de fórmula para pontuar e classificar as solicitações recebidas com base nas respostas do formulário.

Sim, é possível acionar subtarefas ou tarefas no recebimento de informações usando as Regras para adicionar subtarefas a tarefas enviadas por meio de formulários, que se convertem em tarefas próprias quando são adicionadas a mais de um projeto.

Sim, as respostas dos formulários podem preencher campos personalizados, pois as perguntas dos formulários podem ser associadas a campos personalizados e, em seguida, acionar regras de automatização com base nesses valores.

Sim, as métricas de recebimento podem ser exportadas como painéis automaticamente, apresentando em forma de gráfico as respostas dos formulários, os volumes de envios e as tendências do backlog.

Sim, os layouts de recebimento podem ser reutilizados como modelos ao criar fluxos (Formulários + Campos + Regras) e agrupá-los em Coleções/modelos para reutilização.