Tea ma zawsze dziesiątki dużych projektów realizowanych jednocześnie z udziałem wielu interesariuszy. Dział IT firmy, kierowany przez dyrektora ds. informacji Andreę Cobelliego, jest odpowiedzialny za tworzenie i utrzymanie systemów potrzebnych do obsługi tych projektów. Jego 17-osobowy dział jest odpowiedzialny za rozwój aplikacji i systemów, konserwację, integrację między aplikacjami oraz zarządzanie projektami IT.

Dział stanął przed kilkoma wyzwaniami. Z powodu braku scentralizowanych systemów informatycznych i nadmiernego polegania na e-mailach i arkuszach kalkulacyjnych mieli trudności z zarządzaniem zasobami ludzkimi i finansowymi.

Polegaliśmy na e-mailach, ręcznym przesyłaniu plików i zbyt wielu arkuszach kalkulacyjnych. Trudno było znaleźć to, czego potrzebowaliśmy. Pracownikom trudno było trzymać się tematu w wątkach e-mail, co oznaczało, że mieliśmy jeszcze mniejszą widoczność, a niektóre rzeczy często umykały naszej uwadze lub były zapominane.

Alessandro Lupi, szef kadr, Biuro aplikacji IT, Tea s.p.a.

Dział potrzebował rozwiązania problemu zarządzania zasobami. Członkowie zespołu rutynowo pracowali po godzinach, ale nigdy nie osiągali wymaganych wyników. Ponadto Alessandro zidentyfikował kilka innych wyzwań:

• Brak odpowiedzialności prowadził do opóźnień i utraconych szans.

• Brak widoczności utrudniał podejmowanie świadomych decyzji.

• Zdarzało się, że istotne informacje były tracone.

• Komunikacja z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi była nieskoordynowana.

Dział potrzebował narzędzia do zarządzania projektami, które pomogłoby mu usprawnić działania, poprawić efektywność i skutecznie komunikować się z interesariuszami – a czas był kluczowym czynnikiem.

Znalezienie odpowiedniego rozwiązania do zarządzania pracą

Jednym z największych wyzwań dla współczesnych pracowników jest rosnąca liczba czynności okołozadaniowych. Obejmuje to zadania takie jak komunikacja i monitorowanie, wyszukiwanie informacji, przełączanie się między narzędziami, zarządzanie priorytetami i śledzenie statusu pracy. Indeks anatomii pracy wykazał, że te zadania koordynacyjne pochłaniają około 60% czasu przeciętnego pracownika umysłowego, podczas gdy tylko 26% jego czasu jest poświęcane na zadania, do których wykonania został zatrudniony.

W przypadku firmy Tea tego rodzaju nieefektywność wpływała na zdolność zespołów do realizacji ich celów. Był to jeden z głównych powodów, dla których wybrano Asanę jako nowe narzędzie do zarządzania pracą w firmie. Aby zminimalizować nieefektywność, dział IT w firmie Tea potrzebował rozwiązania, które spełniałoby pięć podstawowych kryteriów:

1. Zastąpić rozbieżne, starsze systemy i procesy.

2. Umożliwić działowi opracowywanie i utrzymywanie dynamicznych procesów i możliwości.

3. Zapewnić narzędzia do wizualizacji czasu (w szczególności wykresy Gantta) w celu wsparcia zarządzania projektami.

4. Poprawić zarządzanie czasem i zasobami w całym dziale i w portfolio projektów.

5. Poprawić współpracę między członkami zespołu a interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi.

Oprócz tych potrzeb Alessandro miał dwa główne czynniki wpływające na ocenę potencjalnych rozwiązań: koszt i czas wdrożenia. Idealne rozwiązanie powinno spełniać każde z pięciu podstawowych kryteriów działu, a jednocześnie mieścić się w budżecie i umożliwiać szybkie wdrożenie.

Zespół projektowy przyjął podejście „greenfield” do swojej oceny, szukając idealnego rozwiązania na dużą skalę. Po przeanalizowaniu niektórych najlepszych narzędzi na rynku, byli pod wrażeniem szybkich odpowiedzi Asany na ich pytania i zaczęli dokładniej oceniać to narzędzie. 

Luisa, członkini działu IT, korzystała z Asany w poprzedniej organizacji. Po zapoznaniu się z tym, jak to działa, zauważyła, jak łatwo zespoły wdrożyły Asanę. Pozwoliła im pracować w preferowany przez nich sposób, a jednocześnie znacznie zwiększyła wydajność. Krótko mówiąc, Asana przyspieszała realizację projektów, zamiast je spowalniać, jak miało to miejsce w przypadku starszych, statycznych systemów. Luisa wyjaśnia:

Korzystałem(-am) z Asany wcześniej w poprzedniej firmie i widziałem(-am), jak płynnie umożliwia ona realizację projektów. Ludzie są znacznie bardziej zaangażowani w projekty, ponieważ otrzymują powiadomienia i przypomnienia o tym, co muszą zrobić. Jest bardzo prosta w obsłudze i nie wymaga od ludzi zapamiętywania każdego szczegółu. Kiedy zaczniesz korzystać z Asany, będziesz chciał(a) korzystać z niej częściej.

Luisa Fiorini,  kierownik projektu SAP, Tea s.p.a.

Wdrażanie i promowanie Asany

Zespół projektowy rozpoczął wdrażanie Asany na małą skalę. Pierwszy był dział IT, który rozpoczął od zespołu programistów aplikacji. Wdrożyli Asanę, aby zobaczyć, jak można ją dostosować, aby uzupełnić i ulepszyć istniejące przepływy pracy i procesy, które opierały się na połączeniu poczty elektronicznej i statycznych arkuszy kalkulacyjnych.

Po udanym wdrożeniu zespół projektowy wprowadził Asanę w całym dziale IT. Następnie zespół projektowy opracował etapowy plan wdrożenia Asany w pozostałej części firmy, zaczynając od wszystkich wewnętrznych działów i zespołów, a następnie dostawców i wreszcie wszystkich zewnętrznych partnerów biznesowych.

Zaprojektowanie sesji szkoleniowych było dla nas łatwe, ponieważ Asana jest bardzo intuicyjna. Wszyscy łatwo to zrozumieli, a wdrożenie w innych zespołach przebiegło bardzo sprawnie.

Alessandro Lupi, szef kadr, Biuro aplikacji IT, Tea s.p.a.

Alessandro podkreśla elastyczność jako główną zaletę, zauważając, że tworzenie projektów obsługujących wiele stylów pracy sprawiło, że zespoły mogły łatwo wdrożyć Asanę i szybko z niej korzystać. Struktura hierarchiczna rozwiązania ułatwia organizację zespołów, projektów i zadań, umożliwiając jednocześnie łatwą współpracę między interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi.

W jaki sposób Tea korzysta z Asany, aby zwiększyć szybkość i wydajność projektów

Tea odnotowała wyjątkowo wysoki poziom adopcji wśród pierwszych użytkowników Asany. Wszyscy, którzy przeszli wdrożenie – wewnętrznie i zewnętrznie – lubią pracować z Asaną i doceniają, jak umożliwia ona płynniejszą realizację projektów. Zespół projektowy korzysta z Asany do definiowania, planowania i strukturyzowania projektów, co prowadzi do znacznej poprawy wydajności projektów, w tym:

• Skrócenie czasu odpowiedzi na zlecenia projektowe o 1 godzinę.

• Przyspieszenie procesu wdrażania projektów o 30%.

Asana pomaga również firmie Tea usprawnić współpracę międzyfunkcyjną, zapewniając szybki i prosty kanał komunikacji między interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Poprawiając gromadzenie, rozpowszechnianie i widoczność informacji, Asana pomaga firmie Tea zapewnić spójną realizację we wszystkich projektach i umożliwia poszczególnym użytkownikom skuteczniejsze zarządzanie swoim obciążeniem pracą.

Dzięki temu, że Asana powiadamia ludzi, kiedy coś należy zrobić, zmieniliśmy perspektywę na to, jak możemy prowadzić projekty. Zamiast tego, żebyśmy musieli inicjować ważne działania w ramach projektu, teraz Asana inicjuje nas. Możemy działać znacznie bardziej aktywnie, zamiast ciągle reagować na różne sytuacje.

Alessandro Lupi, szef kadr, Biuro aplikacji IT, Tea s.p.a.

Te korzyści w zakresie współpracy i wydajności są efektem wysokiego poziomu adaptacji wśród użytkowników w firmie Tea oraz wykorzystania poszczególnych funkcji, integracji i narzędzi Asany. Asana umożliwiła firmie Tea:

• Oszczędzać czas i unikać przypadkowej utraty danych, przenosząc informacje do Asany bezpośrednio z wiadomości e-mail za pomocą wtyczki do Gmaila.

• Zapewnienie spójności i wyeliminowanie czasochłonnej komunikacji w obie strony dzięki Formularzom i polom niestandardowym, które pozwalają ujednolicić tworzenie projektów i zadań.

• Usprawnić zadania i przepływy pracy, korzystając z funkcji „Reguły” w Asanie, aby automatycznie przypisywać zadania członkom zespołu, przenosić zadania między projektami i umożliwiać interakcje między projektami.

• Tworzyć niestandardowe raporty i pulpity nawigacyjne, aby śledzić wskaźniki KPI i zapewnić menedżerom i liderom natychmiastowy wgląd w szeroki zakres projektów i portfolio organizacji.

• Wizualizować wskaźniki rentowności projektów i programów, identyfikując, które działy są zagrożone, a które wymagają analizy taktycznej

• Mierzenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) i umów SLA dostawców w celu raportowania postępów

Realizacja „twardej” wartości w praktyce

Niedawno zespół IT firmy Tea podjął się dużego projektu rozwojowego, który ma pomóc firmie w utrzymaniu zgodności z włoskim ustawodawstwem dotyczącym jakości wody. Musieli stworzyć strukturę do zbierania i monitorowania danych dotyczących jakości wody oraz uporządkować dane, aby można je było łatwo analizować i wyodrębniać w celu spełnienia wymagań dotyczących zgodności.

Zaangażowanych jest około 50 osób, a 15 kluczowych interesariuszy z Tea i jej zewnętrznego dostawcy jest zarejestrowanych w Asanie. Obecnie zespół pracuje nad drugim etapem trzyetapowego projektu i już skorzystał na tym rozwiązaniu.

Zespół projektowy zauważył rolę Asany w poprawie komunikacji między interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi. W szczególności połączenie Formularzy i pól niestandardowych ułatwia gromadzenie wszystkich niezbędnych informacji i udostępnianie ich odpowiednim interesariuszom.

Dzięki tej i innym kluczowym funkcjom Asana umożliwiła firmie Tea przyspieszenie procesu wdrażania projektów o niewiarygodne 30% i zapewnienie wyższej jakości zarządzania projektami niż w przypadku poprzednich systemów ręcznych.

Asana zapewnia nam i naszym dostawcom przejrzystość, a także optymalizuje zbieranie danych oraz zarządzanie projektami. Jest bardzo łatwa w użyciu, ale to nie jedyna jej zaleta. Asana pomaga nam pracować efektywniej i wydajniej nad projektami.

Andrea Manganaro, kierownik projektu IT, Tea s.p.a.

Co czeka Tea w przyszłości?

Jak dotąd zespół wprowadził Asanę dla osób zaangażowanych w konkretne projekty. Po tym, jak zespół przekonał się, jaką wartość Asana wnosi do współpracy międzyfunkcyjnej, synchronizacji działań i przejrzystości, skupi się teraz na wdrożeniu tego rozwiązania w całej organizacji.

Zespół od razu rozpocznie rejestrowanie użytkowników z innych obszarów firmy, niezależnie od tego, czy są oni zaangażowani w projekty IT. Alessandro i jego zespół są przekonani, że Asana może pomóc zespołom w całej firmie w osiągnięciu wielu z tych samych korzyści, z których już korzysta dział IT.