Das Ziel: mehr Transparenz im Arbeitsalltag

Das Digitalisierungsprojekt wurde durch die Anforderungen der HR-Abteilung initiiert, die mehr Transparenz in komplexe Prozesse bringen und eine effizientere Arbeitsweise etablieren musste. Bei ABUS laufen im Personalmanagement viele Aufgaben auf, wie z B. die Erstellung von Zeugnissen und Zertifikaten, die Rekrutierung und Einarbeitung neuer Angestellter, die Ausarbeitung von Leistungen zur Mitarbeiterförderung und das Zeitmanagement. Obwohl das Team dafür spezielle Softwarelösungen einsetzen konnte, gab es kein Tool, das alle Prozesse der HR an einem Ort zentralisiert hat.

„Wir haben mit mehreren isolierten Lösungen gearbeitet“, erinnert sich Rainer Bühne, ABUS-Gesellschafter sowie Gründer und Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Keravonos, das sich auf die Unterstützung von Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation spezialisiert hat. „Diese Lösungen konnten einzelne Aufgaben bewältigen, waren aber nicht auf Workflows ausgerichtet. Daher hatte die HR-Abteilung wenig Überblick darüber, in welcher Phase sich die einzelnen Projekte befanden. Viele Prozesse waren noch papierbasiert; es war schwierig, den Überblick zu behalten, welches Dokument sich gerade auf welchem Schreibtisch befand.“ Dies führte zu Verwirrung und unnötigen Verzögerungen.

Eine Plattform vereint eine Vielzahl von Workflows

Es wurde ein besseres Tool benötigt, mit dem das HR-Team seine zahlreichen Workflows auf einer Plattform konsolidieren und organisieren konnte. Da Rainer Bühne bereits in einer früheren Position beim Spezialisten für Klima- und Energielösungen Viessmann mit Asana gearbeitet hatte, fiel die Entscheidung, die Work-Management-Plattform zu nutzen, leicht.

ABUS begann 2022 mit der Einführung von Asana, zunächst als Angebot für die zehn Angestellten in der HR-Abteilung. In der Anfangsphase konzentrierte sich der Einsatz auf drei typische Prozesse: die Einführung neuer Mitarbeitenden, die Einstellung von Zeitarbeitskräften sowie die Schulung und Weiterbildung bestehender Spezialisten. Keravonos und ABUS hatten bereits viele Workflows im Rahmen eines übergreifenden Transformationsprojekts analysiert, optimiert und gestrafft, sodass es einfach war, diese Prozesse digital in Asana abzubilden.

Wir mussten uns weg von der Papierverwaltung auf den Schreibtischen bewegen. Mit Asana konnten wir Transparenz in unserem Arbeitsalltag schaffen.

AKTIONÄR UND DIGITALISIERUNGSBERATER RAINER BÜHNE

Was ABUS besonders schätzte, war, wie flexibel Asana an unterschiedliche Anforderungen angepasst werden konnte. „Unsere alten HR-Tools waren sehr starr, und ihre Funktionalitäten passten oft nicht zu unseren Prozessen. Mit Asana haben wir die Freiheit, Prozesse auf der Plattform genau so zu erstellen, wie wir es möchten. Dafür müssen wir nicht einmal die IT-Abteilung bemühen“, erklärte ein begeisterter Rainer Bühne.

Schnelle Ausweitung auf das gesamte Unternehmen

Die HR-Mitarbeiter nutzen Asana jetzt, um ihr gesamtes Tagesgeschäft zu organisieren, Aufgaben zuzuweisen und Zuständigkeiten zu verwalten – aber auch als digitales Tool für die Zusammenarbeit, um die Kooperation mit anderen Abteilungen zu erleichtern. Von anfänglich zehn Angestellten erweiterte sich die Nutzung schnell auf andere Bereiche wie Facility Management, Marketing und Produktion. ABUS hat jetzt 360 Asana-Nutzer, und es werden voraussichtlich weitere hinzukommen.

Keravonos hat eine Reihe von Schulungsunterlagen erstellt, um neue Nutzer in das System einzuführen. Da Asana größtenteils selbsterklärend ist, dauert die Grundschulung für Anfänger nur etwa drei Stunden. In der Zwischenzeit schult ABUS jedoch auch Advanced-User, um dem Support-Team etwas Druck zu nehmen. Ziel ist es, dass jede Abteilung des Unternehmens einen Power-User hat, der die Advanced-Funktionen von Asana im Detail kennt und beispielsweise selbst Automatisierungsregeln, Formulare oder Projektportfolios erstellen kann.

Die HR steht im Mittelpunkt, da diese Abteilung sich mit allen Bereichen befasst. Von dort aus verbreitete sich Asana ganz automatisch sehr schnell.

PARTNER UND DIGITALISIERUNGSBERATER RAINER BÜHNE

Bisher wurde die Implementierung stark von den täglichen Workflows und Bedürfnissen jedes Teams bestimmt. Mit Asana hat ABUS die unternehmensweite Digitalisierung unterstützt und unzählige bisher analoge Prozesse optimiert. Für viele Angestellte ist Asana die Hauptoberfläche für die tägliche Verwaltung ihrer eigenen Aufgaben und To-do-Listen, die Zusammenarbeit an Projekten, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und die Verknüpfung dieser Arbeit mit den Unternehmenszielen.

Über alle Nutzer hinweg wurden bereits rund 115.000 einzelne Aufgaben in Asana erfasst. Jetzt will ABUS den Einsatz auf ein neues Level bringen und auch komplexe Projekte abbilden – zum Beispiel in der Kranentwicklung. Produktionsmitarbeiter können bereits jetzt Vorschläge für kontinuierliche Verbesserungsprozesse direkt in Asana einreichen und bearbeiten. Auf diese Weise möchte ABUS mehr Transparenz im Produktentwicklungsprozess schaffen. Anwendungsfälle in der Ressourcen- und Bereitstellungsplanung sind ebenfalls denkbar.

Das Ergebnis: erhebliche Zeitersparnis

Rainer Bühne erwartet neue Vorteile durch die erweiterte Nutzung von Asana. Allein in der HR-Abteilung hat Asana dank einfacherem Work Management bereits messbare Zeitersparnisse gebracht. So wurde beispielsweise die Durchlaufzeit für Routineanfragen wie Stellenausschreibungen oder Vertragsverlängerungen von vier Wochen auf wenige Tage verkürzt. Dank der Integration mit dem bestehenden Referenzgenerator können Vorgesetzte Mitarbeiterbeurteilungen direkt in Asana koordinieren, was ebenfalls Zeit spart. Mit dem neu optimierten Prozess zur Personalbeschaffung in Asana konnte ABUS außerdem in zwölf Monaten weit mehr neue Mitarbeitende einstellen als zuvor.

Die erhöhte Transparenz ermöglicht es der HR-Abteilung auch, strategischer und proaktiver zu handeln. Da ABUS bald sein 60-jähriges Bestehen feiert, werden in den kommenden Jahren einige Angestellte in den Ruhestand gehen. Um die offenen Stellen proaktiv zu besetzen, wird die Nachfolgeplanung bereits mit Asana ausgearbeitet.

Und weil das HR-Team dank Asana viel schneller auf Anfragen reagieren kann, ist auch seine Beliebtheit gestiegen: Andere Abteilungen suchen proaktiv die Zusammenarbeit.

Insgesamt hat laut Rainer Bühne das gesamte Unternehmen davon profitiert:

Wir haben mit Asana ein hohes Maß an Automatisierung erreicht. Wir haben Feedbackschleifen verkürzt, manuelle Fehler eliminiert und Engpässe beseitigt. Das Tool hat bereits einen fantastischen Mehrwert gebracht – wir sind gespannt, was wir noch erreichen können.

PARTNER UND DIGITALISIERUNGSBERATER RAINER BÜHNE